Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện tại, việc số hóa cho tất cả các quy trình khi tổ chức sự kiện là cần thiết vì điều đó giúp tối ưu chi phí, nhân lực cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Đặc biệt là sự kiện lớn như hội thảo, hội nghị càng yêu cầu cao hơn về sự chuyên nghiệp và chỉn chu. Nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tổ chức sự kiện, Mắt Bão WS đã cho ra mắt giải pháp công nghệ “Sự Kiện Thông Minh MBE” giúp các nhà tổ chức hội thảo, hội nghị dễ dàng và hiệu quả hơn trong việc quản lý mọi khía cạnh của sự kiện, từ việc lập kế hoạch và triển khai đến phân tích và đánh giá.

Sự kiện hội thảo, hội nghị là gì? 

Sự kiện hội thảo và hội nghị là những buổi gặp gỡ chuyên nghiệp được tổ chức nhằm mục đích trao đổi thông tin, kiến thức và ý tưởng trong một lĩnh vực cụ thể. Các sự kiện này thường quy tụ các chuyên gia, nhà nghiên cứu, doanh nhân và những người quan tâm đến chủ đề được thảo luận. 

Hội thảo thường có quy mô nhỏ hơn, tập trung vào việc chia sẻ kiến thức chuyên sâu và tương tác giữa người tham dự, trong khi hội nghị có quy mô lớn hơn, bao gồm nhiều phiên thảo luận, bài thuyết trình và cơ hội networking. Cả hai loại hình sự kiện đều đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp, chia sẻ xu hướng mới nhất và tạo cơ hội kết nối trong ngành.

Những khó khăn khi tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo truyền thống

Tổ chức các sự kiện hội nghị, hội thảo truyền thống thiếu đi sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại khiến việc chuẩn bị, tổ chức thường bị gián đoạn, thiếu tính chính xác và dễ bỏ sót thông tin. 

Đối với Nhà tổ chức sự kiện

Quản lý thông tin phức tạp:

• Khó khăn trong việc lưu trữ, quản lý một lượng lớn thông tin về khách mời, lịch trình, địa điểm, nhà cung cấp… Việc sử dụng các sổ sách, bảng tính Excel để quản lý thông tin sẽ dễ dẫn đến việc mất mát, sai sót thông tin, gây ra nhầm lẫn trong quá trình tổ chức.
• Dễ xảy ra tình trạng mất mát, sai sót thông tin dẫn đến nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện. Ví dụ như việc nhầm lẫn thông tin về giờ diễn ra buổi thuyết trình, thông tin về địa điểm của các hoạt động phụ trợ.

Quản lý đăng ký và vé tham dự:

• Quá trình đăng ký và phát hành vé thủ công tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót. Việc phải nhập liệu thủ công, kiểm tra thông tin bằng mắt thường sẽ rất dễ xảy ra lỗi, đặc biệt khi số lượng khách mời lớn.
• Khó khăn trong việc kiểm soát số lượng người tham dự và theo dõi tình hình đăng ký. Việc không có một hệ thống thống kê chính xác sẽ khiến ban tổ chức khó có thể nắm bắt được tình hình đăng ký, từ đó khó có thể lên kế hoạch chuẩn bị cho sự kiện một cách hiệu quả.

Truyền thông và quảng bá:

• Khó khăn trong việc tiếp cận và tương tác với khách hàng mục tiêu. Việc truyền thông chủ yếu dựa vào các phương pháp truyền thống như tờ rơi, poster sẽ khó có thể tiếp cận được đối tượng khách hàng một cách rộng rãi và hiệu quả.
• Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả của các chiến dịch truyền thông. Việc không có các công cụ đo lường cụ thể sẽ khiến ban tổ chức khó có thể đánh giá được hiệu quả của các hoạt động truyền thông, từ đó khó có thể điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Quản lý tài chính:

• Khó khăn trong việc quản lý ngân sách, theo dõi chi phí và tạo báo cáo tài chính. Việc quản lý tài chính bằng các phương pháp thủ công sẽ dễ dẫn đến việc thất thoát tài chính, khó khăn trong việc kiểm soát chi phí.

Phản hồi và đánh giá:

• Khó khăn trong việc thu thập phản hồi từ khách mời để cải thiện chất lượng sự kiện. Việc thu thập phản hồi bằng cách phát phiếu khảo sát thủ công sẽ có tỷ lệ trả lời thấp và khó tổng hợp kết quả.

Đối với khách mời

Đăng ký và tham gia phức tạp:

• Quá trình đăng ký thủ công tốn thời gian, gây phiền hà. Khách mời phải điền vào các biểu mẫu giấy, chờ đợi để được xác nhận.
• Khó khăn trong việc tìm hiểu thông tin về sự kiện. Khách mời phải liên tục gọi điện, gửi email để hỏi về các thông tin liên quan đến sự kiện.

Trải nghiệm không đồng nhất:

• Khó khăn trong việc nhận được thông tin cập nhật về sự kiện. Khách mời có thể không biết được những thay đổi về lịch trình, địa điểm tổ chức.
• Có thể xảy ra tình trạng quá tải, chờ đợi lâu tại các khu vực dịch vụ. Việc không có hệ thống quản lý dòng người sẽ dẫn đến tình trạng quá tải tại các khu vực như quầy đăng ký, khu vực ăn uống.

Khó khăn trong việc kết nối:

• Khó khăn trong việc tìm kiếm và kết nối với những người tham gia khác. Việc không có một nền tảng kết nối sẽ khiến khách mời khó có thể mở rộng mối quan hệ.

Tóm lại, việc không sử dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện sẽ gây ra nhiều bất tiện cho cả người tổ chức và khách mời. Nó làm giảm hiệu quả công việc, tăng chi phí và làm giảm chất lượng trải nghiệm của khách hàng.

Giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE từ Mắt Bão WS dành cho Nhà tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị 

Để khắc phục những khó khăn trên, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như: phần mềm quản lý sự kiện, ứng dụng di động, website sự kiện… là điều cần thiết. Sự Kiện Thông Minh MBE có đầy đủ tính năng công nghệ tân tiến giúp tự động hóa nhiều quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách mời và giúp ban tổ chức đánh giá hiệu quả sự kiện một cách chính xác hơn.

Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ cung cấp các tính năng toàn diện cho ban tổ chức, bao gồm: 

Giải pháp tổ chức trước sự kiện

Các tính năng nổi bật cung cấp trong gói giải pháp:

• Hệ thống bán vé tự động: Giúp tự động hóa quá trình mua bán vé, thay thế hoàn toàn hoặc một phần công việc của nhân viên bán vé truyền thống (bán vé, in vé, quản lý vé) Khách tham dự có thể mua vé bất cứ đâu, giao dịch online tự động.
  
• Thiết kế thiệp mời điện tử: Là nền tảng thiết kế thiệp mời trực tuyến, đơn giản dễ sử dụng, ban tổ chức có thể chủ động thiết kế thiệp mời theo nhu cầu, mục đích của sự kiện. Thiệp mời sẽ bao gồm mã QR CODE để checkin, ảnh đại diện và các thông tin cần khác.
  
• Gửi email thiệp mời tự động hàng loạt: Chỉ cần vài cú click chuột nhà tổ chức sự kiện có thể nhập file thông tin khách mời lên hệ thống và hệ thống sẽ tự động gửi thiệp mời theo danh sách.
• Auto call A.I nhắc lịch hẹn trước sự kiện: Ban tổ chức sẽ nhập danh sách khách mời, số điện thoại, thời gian và nội dung cần nhắc vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động tạo ra các cuộc gọi đến từng số điện thoại trong danh sách, cuộc gọi sẽ được sắp xếp theo vị trí địa lý (xa gọi nhắc trước, gần gọi nhắc sau)

Trong sự kiện

Giải pháp quản lý sự kiện hội thảo – hội nghị MBE tối ưu trong suốt quá trình sự kiện diễn ra gồm các tính năng:

• Check-in bằng QR CODE hoặc FACE ID: QR CODE là một mã vạch hai chiều chứa thông tin đã được mã hóa, tương tự FACE ID nhận diện khuôn mặt. Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro sai sót, giảm thiểu thời gian chờ đợi và hạn chế tình trạng xếp hàng. Hệ thống sẽ so sánh thông tin từ QR code hoặc Face ID với cơ sở dữ liệu đã lưu để xác minh danh tính.
• Thiệp phân luồng khách mời tự động, thông minh: Mỗi khách mời sẽ được tạo một mã QR riêng biệt, chứa thông tin cá nhân như tên, đơn vị, vị trí ngồi (nếu có), luồng khách (VIP, khách thường), mã QR này sẽ được nhúng trực tiếp vào thiệp mời điện tử. Hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin từ mã QR và phân loại khách mời vào các nhóm đã định trước. Từ đó điều hướng, hướng dẫn khách mời đến luồng check-in phù hợp
• Quản lý khách tham dự trực tuyến (lịch trình Real-time): Giao diện Timeline được thể hiện thời gian thực (Đồng hồ đếm ngược đến sự kiện tiếp theo; Thanh tiến độ hiển thị phần trăm thời gian đã trôi qua của mỗi hoạt động; Thông báo tự động khi bắt đầu một hoạt động mới); Thông tin trên timeline được cập nhật liên tục, phản ánh chính xác thời gian thực của các hoạt động. Khách mời có thể truy cập vào timeline bất cứ lúc nào để xem lịch trình, các bài phát biểu, hoạt động đang diễn ra và những gì đã diễn ra trước đó.
• Quay số trúng thưởng dựa trên danh sách checkin thực tế: Thống kê các mã khách mời đã check-in và tạo danh sách quay số trúng thưởng dựa trên thông tin thực ấy. Nền tảng Sự kiện thông minh MBE sẽ tiến hành quay số trực tiếp Công bố kết quả quay số một cách công khai và minh bạch. Liên hệ với những người trúng thưởng để xác nhận thông tin và trao giải.

Sau sự kiện hội thảo, hội nghị

Tích hợp hệ thống quản lý tự động sau sự kiện diễn ra:

• Báo cáo chi tiết các chỉ số của sự kiện: Sự Kiện Thông Minh MBE dựa trên số liệu bán vé, check-in thực tế để phân tích dữ liệu về sự kiện, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết với nhiều chỉ số khác nhau, như: chỉ số tham dự, chỉ số tương tác, chỉ số hài lòng, chỉ số về ROI và một số chỉ số khác theo yêu cầu của nhà tổ chức.
• Gửi email tự động: Tự động thống kê danh sách khách đã tham dự, sau đó hệ thống tự động gửi thư cảm ơn, voucher, thông tin sự kiện kế tiếp, vv theo thông tin mà nhà tổ chức đã đưa từ trước.
• Lưu trữ thông tin : Sau sự kiện ban tổ chức có thể vào nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE để truy cập trường thông tin khách mời, sự kiện hoặc tải các báo cáo về.

Sự Kiện Thông Minh MBE từ MẮT BÃO WS – Giải pháp công nghệ “All-In-One” cho sự kiện hiện đại số!

-> link video

Lợi ích khi sự kiện hội thảo, hội nghị áp dụng giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE  

Việc áp dụng giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho việc tổ chức hội thảo, hội nghị. Với MBE, mọi khâu từ quản lý đăng ký, check-in tự động, cho đến tương tác và khảo sát sau sự kiện đều được số hóa và tối ưu hóa. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn nâng cao trải nghiệm của khách mời, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Hơn nữa, việc sử dụng thiệp mời điện tử và mã QR cá nhân hóa góp phần tăng tính bảo mật, độ chính xác và mang đến sự hiện đại, chuyên nghiệp cho mỗi sự kiện. Giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE thực sự là lựa chọn hoàn hảo để tạo nên sự thành công cho các hội thảo, hội nghị quy mô lớn.

Tăng hiệu quả tổ chức sự kiện

• Tự động hóa các quy trình: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp tự động hóa nhiều quy trình như đăng ký, phát hành vé, quản lý khách sạn, tạo báo cáo… Giảm thiểu lỗi sai sót do con người gây ra.
• Tiết kiệm thời gian: Các công việc thủ công được rút gọn, giúp người tổ chức tập trung vào các công việc sáng tạo và quan trọng hơn.
• Quản lý thông tin tập trung: Tất cả thông tin về sự kiện được lưu trữ và quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng truy cập và cập nhật.
• Dễ chỉnh sửa thông tin trên thiệp mời hay cổng đăng ký: khi BTC chỉnh sửa thì thiệp mời sẽ được thay đổi và thông báo hàng loạt cho khách mời

Tối ưu hóa chi phí

• Tiết kiệm nhân lực: Với giải pháp Sự kiện thông minh MBE giúp tự động hóa các quy trình lập đi lập lại, giảm thiểu nhân lực ở các vị trí như nhân viên kiểm soát, hỗ trợ, lễ tân
• Quản lý ngân sách hiệu quả: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp theo dõi chi phí một cách chi tiết, từ đó giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách tốt hơn.
• Giảm thiểu lãng phí: Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu việc in ấn tài liệu, tiết kiệm chi phí.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

• Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể cung cấp các dịch vụ phù hợp với từng khách hàng.
• Tăng cường tương tác: Các nền tảng công nghệ cho phép khách hàng tương tác với ban tổ chức một cách dễ dàng hơn thông qua các tính năng chat, hỏi đáp trực tuyến.
• Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện có thể được giải quyết nhanh chóng nhờ vào hệ thống hỗ trợ trực tuyến.

Đo lường hiệu quả chính xác

• Thu thập dữ liệu chi tiết: Các nền tảng công nghệ giúp thu thập dữ liệu về số lượng người tham gia, thời gian tham gia, phản hồi của khách hàng…
• Đánh giá hiệu quả sự kiện: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho các sự kiện tiếp theo.

Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “Sự Kiện Thông Minh MBE” với mức giá ưu đãi đặc biệt. Bạn muốn áp dụng các giải pháp công nghệ Sự Kiện Thông Minh MBE để tối ưu chi phí, tiết kiệm nhân lực? Hãy liên hệ với Mắt Bão WS ngay để được tư vấn miễn phí 24/7/365.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://www.sukienthongminh.com
• Hotline: 028 7777 7999
• Email: sales@matbao.ws