Ở kỷ nguyên kỹ thuật số 4.0 bùng nổ như hiện tại và cả tương lai, chuyển đổi mọi quy trình vận hình sự kiện sang hình thức “số hóa” khi tổ chức lễ ra mắt, kỷ niệm là một bước đi cần thiết. Chiến lược này giúp các doanh nghiệp, tập đoàn và cá nhân tiết kiệm tối đa nguồn lực, bao gồm cả tài chính lẫn nhân sự. Nhận thức được vai trò then chốt của kỹ thuật số trong quá trình điều hành các buổi lễ, Mắt Bão WS giới thiệu nền tảng “Sự Kiện Thông Minh MBE” – Giải pháp hỗ trợ đắc lực cho những Nhà điều hành tổ chức các buổi kỷ niệm hay ra mắt sản phẩm. MBE Lễ ra mắt, kỷ niệm giúp nâng cao hiệu suất quản lý mọi khía cạnh, cũng như đo lường và đánh giá kết quả sau cùng.

Sự kiện lễ ra mắt, kỷ niệm là gì?

Sự kiện lễ ra mắt, kỷ niệm tại các công ty, hội nhóm doanh nghiệp là những buổi lễ được tổ chức để đánh dấu một cột mốc quan trọng, một thành tựu mới hoặc một sự kiện đặc biệt nào đó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là dịp để công ty thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng, đối tác, nhân viên và cùng nhau kỷ niệm những thành công đã đạt được.

Các loại sự kiện lễ ra mắt, kỷ niệm thường gặp:

  • Lễ ra mắt sản phẩm/ dịch vụ mới: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng, đối tác và báo chí.
  • Lễ kỷ niệm thành lập công ty: Kỷ niệm ngày thành lập công ty, nhìn lại chặng đường đã qua và hướng tới tương lai.
  • Lễ khai trương văn phòng/ chi nhánh mới: Khai trương văn phòng, chi nhánh mới để mở rộng thị trường.
  • Lễ ra mắt thương hiệu mới: Giới thiệu thương hiệu mới hoặc tái định vị thương hiệu.
  • Lễ kỷ niệm thành công dự án: Kỷ niệm thành công của một dự án lớn.
  • Lễ vinh danh nhân viên xuất sắc: Tôn vinh những cá nhân có đóng góp xuất sắc cho công ty.

Mục đích của việc tổ chức sự kiện lễ ra mắt, kỷ niệm

Việc tổ chức các sự kiện lễ ra mắt và kỷ niệm không chỉ giúp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu, củng cố mối quan hệ và tạo động lực cho cả tổ chức và cộng đồng.

  • Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Tăng cường nhận biết thương hiệu, tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng và đối tác.
  • Tăng cường mối quan hệ: Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo, nhân viên và các đối tác.
  • Cảm ơn và tri ân: Thể hiện sự biết ơn đối với khách hàng, đối tác và nhân viên.
  • Cổ vũ tinh thần: Tạo động lực làm việc cho nhân viên, khơi gợi tinh thần đoàn kết.
  • Tăng cường sự gắn kết: Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc tích cực.
  • Các hoạt động thường thấy trong sự kiện:
  • Phát biểu khai mạc: Lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc, chia sẻ về ý nghĩa của sự kiện.
  • Cắt băng khánh thành: Đối với các sự kiện khai trương, cắt băng khánh thành là nghi thức không thể thiếu.
  • Trình diễn sản phẩm/dịch vụ mới: Giới thiệu chi tiết về sản phẩm/dịch vụ mới.
  • Tiệc mừng: Tổ chức tiệc để mọi người cùng nhau ăn mừng.
  • Các hoạt động giải trí: Tổ chức các trò chơi, biểu diễn nghệ thuật để tạo không khí vui tươi.
  • Trao giải thưởng: Trao giải thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.

Những khó khăn khi tổ chức sự kiện lễ ra mắt, kỷ niệm truyền thống

Khi tổ chức các sự kiện lễ ra mắt hoặc kỷ niệm truyền thống, các tổ chức thường đối mặt với nhiều khó khăn không thể tránh khỏi. Những thách thức này không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ mà còn cần khả năng ứng phó linh hoạt với các tình huống phát sinh. Từ việc quản lý ngân sách, điều phối thời gian, đến việc đảm bảo sự hài lòng của khách mời, các yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Đối với Nhà Tổ Chức Sự Kiện

Thiếu công cụ quản lý hiện đại:

  • Lập kế hoạch: Việc lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ thường dựa trên các bảng tính, giấy tờ, dễ dẫn đến sai sót và khó khăn trong việc cập nhật thông tin.
  • Quản lý khách mời: Việc quản lý danh sách khách mời, gửi thư mời, theo dõi xác nhận tham dự bằng phương pháp thủ công rất tốn thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn.
  • Quản lý tài chính: Việc quản lý chi phí, thanh toán cho các nhà cung cấp cũng gặp nhiều khó khăn, thiếu minh bạch.

Khó khăn trong việc truyền thông:

  • Tiếp cận khách hàng: Việc truyền thông về sự kiện đến khách hàng chủ yếu dựa vào các kênh truyền thông truyền thống như poster, email, khiến việc tiếp cận khách hàng trở nên khó khăn hơn.
  • Tương tác với khách hàng: Việc tương tác với khách hàng, giải đáp thắc mắc thường diễn ra chậm trễ, không kịp thời.

Rủi ro về thời gian và địa điểm:

  • Khó dự báo: Việc dự báo thời tiết, số lượng khách mời tham dự thường không chính xác, gây ảnh hưởng đến việc chuẩn bị.
  • Linh hoạt thấp: Khi có sự thay đổi, việc điều chỉnh kế hoạch rất khó khăn và tốn thời gian.

Bảo mật thông tin:

  • Dễ bị thất lạc: Việc quản lý thông tin khách hàng bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến tình trạng thất lạc, rò rỉ thông tin.

Đối với Khách Mời

  • Thiếu thông tin cập nhật: Khó nắm bắt thông tin: Khách mời khó có thể nắm bắt được những thông tin mới nhất về sự kiện, như thay đổi lịch trình, địa điểm.
  • Quy trình đăng ký phức tạp: Tốn thời gian: Việc đăng ký tham dự sự kiện thường đòi hỏi khách mời phải điền vào các biểu mẫu, khá tốn thời gian.
  • Khó khăn trong việc tương tác: Khách mời khó có thể đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến đóng góp trước hoặc trong suốt sự kiện.

Những khó khăn này đòi hỏi Nhà tổ chức sự kiện phải có kỹ năng tổ chức, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và khả năng làm việc nhóm hiệu quả. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro và đảm bảo sự thành công của sự kiện. Để khắc phục những hạn chế trên, việc ứng dụng phần mềm giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE vào tổ chức sự kiện là vô cùng cần thiết.

Giải pháp MBE giúp Nhà tổ chức sự kiện lễ ra mắt, kỷ niệm vượt qua các rào cản truyền thống

Để khắc phục những khó khăn trên, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như: phần mềm quản lý sự kiện, ứng dụng di động, website sự kiện, … là điều cần thiết. Sự Kiện Thông Minh MBE có đầy đủ tính năng công nghệ tân tiến giúp tự động hóa nhiều quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách mời và giúp ban tổ chức đánh giá hiệu quả sự kiện một cách chính xác hơn.

Giải pháp tổ chức trước sự kiện

Các tính năng nổi bật cung cấp trong gói giải pháp:

  • Thiết kế thiệp mời điện tử: Là nền tảng thiết kế thiệp mời trực tuyến, đơn giản dễ sử dụng, ban tổ chức có thể chủ động thiết kế thiệp mời theo nhu cầu, mục đích của sự kiện. Thiệp mời sẽ bao gồm mã QR CODE để check-in, ảnh đại diện và các thông tin cần khác.
  • Gửi email thiệp mời tự động hàng loạt: Chỉ cần vài cú click chuột nhà tổ chức sự kiện có thể nhập file thông tin khách mời lên hệ thống và hệ thống sẽ tự động gửi thiệp mời theo danh sách.
  • Auto call A.I nhắc lịch hẹn trước sự kiện: Ban tổ chức sẽ nhập danh sách khách mời, số điện thoại, thời gian và nội dung cần nhắc vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động tạo ra các cuộc gọi đến từng số điện thoại trong danh sách, cuộc gọi sẽ được sắp xếp theo vị trí địa lý (xa gọi nhắc trước, gần gọi nhắc sau)

Giải pháp trong sự kiện

Giải pháp MBE Lễ ra mắt – Kỷ niệm mang đến những tính năng nổi trội như:

  • Check-in bằng QR CODE hoặc FACE ID: QR CODE là một mã vạch hai chiều chứa thông tin đã được mã hóa, tương tự FACE ID nhận diện khuôn mặt. Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro sai sót, giảm thiểu thời gian chờ đợi và hạn chế tình trạng xếp hàng. Hệ thống sẽ so sánh thông tin từ QR code hoặc Face ID với cơ sở dữ liệu đã lưu để xác minh danh tính.
  • Thiệp phân luồng khách mời tự động, thông minh: Mỗi khách mời sẽ được tạo một mã QR riêng biệt, chứa thông tin cá nhân như tên, đơn vị, vị trí ngồi (nếu có), luồng khách (VIP, khách thường), mã QR này sẽ được nhúng trực tiếp vào thiệp mời điện tử. Hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin từ mã QR và phân loại khách mời vào các nhóm đã định trước. Từ đó điều hướng, hướng dẫn khách mời đến luồng check-in phù hợp
  • Quản lý khách tham dự trực tuyến (lịch trình Real-time): Giao diện Timeline được thể hiện thời gian thực (Đồng hồ đếm ngược đến sự kiện tiếp theo; Thanh tiến độ hiển thị phần trăm thời gian đã trôi qua của mỗi hoạt động; Thông báo tự động khi bắt đầu một hoạt động mới); Thông tin trên timeline được cập nhật liên tục, phản ánh chính xác thời gian thực của các hoạt động. Khách mời có thể truy cập vào timeline bất cứ lúc nào để xem lịch trình, các bài phát biểu, hoạt động đang diễn ra và những gì đã diễn ra trước đó.
  • Quay số trúng thưởng dựa trên danh sách check-in thực tế: Thống kê các mã khách mời đã check-in và tạo danh sách quay số trúng thưởng dựa trên thông tin thực ấy. Nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tiến hành quay số trực tiếp Công bố kết quả quay số một cách công khai và minh bạch. Liên hệ với những người trúng thưởng để xác nhận thông tin và trao giải.

Giải pháp sau sự kiện

  • Album hình lưu niệm AI: Cá nhân hóa tìm kiếm hình ảnh bằng nhận diện khuôn mặt. Hình ảnh khuôn mặt được so sánh với cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được tạo trước đó từ hình ảnh trên thiệp mời; Tạo album cá nhân: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một album hình ảnh riêng cho mỗi khách mời, chứa tất cả những hình ảnh mà họ xuất hiện.
  • Báo cáo chi tiết các chỉ số của sự kiện: Sự Kiện Thông Minh MBE dựa trên số liệu bán vé, check-in thực tế để phân tích dữ liệu về sự kiện, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết với nhiều chỉ số khác nhau, như: chỉ số tham dự, chỉ số tương tác, chỉ số hài lòng, chỉ số về ROI và một số chỉ số khác theo yêu cầu của nhà tổ chức.
  • Gửi email tự động: Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tự động thống kê danh sách khách đã tham dự, sau đó hệ thống tự động gửi thư cảm ơn, voucher, thông tin sự kiện kế tiếp, vv theo thông tin mà nhà tổ chức đã đưa từ trước.
  • Lưu trữ thông tin: Sau sự kiện Ban tổ chức có thể vào nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE để truy cập trường thông tin khách mời, sự kiện hoặc tải các báo cáo về.

Các lợi ích vượt trội khi sự kiện Lễ ra mắt – Kỷ niệm áp dụng giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE

Việc áp dụng giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE vào tổ chức sự kiện lễ ra mắt và kỷ niệm không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn mở ra những lợi ích vượt trội. Với công nghệ tiên tiến và các tính năng hiện đại, MBE giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức, từ khâu lên kế hoạch đến việc quản lý sự kiện trực tiếp. Những lợi ích nổi bật như tăng cường trải nghiệm khách mời, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng ứng phó nhanh chóng với các tình huống bất ngờ đã làm cho giải pháp MBE trở thành lựa chọn hàng đầu cho những sự kiện đẳng cấp và chuyên nghiệp.

Tăng hiệu quả làm việc

  • Tự động hóa các quy trình: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp tự động hóa nhiều quy trình như đăng ký, phát hành vé, quản lý khách sạn, tạo báo cáo… Giảm thiểu lỗi sai sót do con người gây ra.
  • Tiết kiệm thời gian: Các công việc thủ công được rút gọn, giúp người tổ chức tập trung vào các công việc sáng tạo và quan trọng hơn.
  • Quản lý thông tin tập trung: Tất cả thông tin về sự kiện được lưu trữ và quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng truy cập và cập nhật.
  • Dễ chỉnh sửa thông tin trên thiệp mời hay cổng đăng ký: Khi BTC chỉnh sửa thì thiệp mời sẽ được thay đổi và thông báo hàng loạt cho khách mời

Tối ưu hóa chi phí

  • Tiết kiệm nhân lực: Với giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE giúp tự động hóa các quy trình lập đi lập lại, giảm thiểu nhân lực ở các vị trí như nhân viên kiểm soát, hỗ trợ, lễ tân
  • Quản lý ngân sách hiệu quả: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp theo dõi chi phí một cách chi tiết, từ đó giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách tốt hơn.
  • Giảm thiểu lãng phí: Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu việc in ấn tài liệu, tiết kiệm chi phí.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

  • Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể cung cấp các dịch vụ phù hợp với từng khách hàng.
  • Tăng cường tương tác: Các nền tảng công nghệ cho phép khách hàng tương tác với ban tổ chức một cách dễ dàng hơn thông qua các tính năng chat, hỏi đáp trực tuyến.
  • Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện có thể được giải quyết nhanh chóng nhờ vào hệ thống hỗ trợ trực tuyến.

Đo lường hiệu quả

  • Thu thập dữ liệu chi tiết: Các nền tảng công nghệ giúp thu thập dữ liệu về số lượng người tham gia, thời gian tham gia, phản hồi của khách hàng…
  • Đánh giá hiệu quả sự kiện: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho các sự kiện tiếp theo.

Với giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE, Mắt Bão WS rất tự hào khi được đồng hành cùng các Nhà tổ chức và góp phần thành công cho các sự kiện từ quy mô nhỏ, vừa tới quy mô lớn và rất lớn.
Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện lễ ra mắt và kỷ niệm chuyên nghiệp “Sự Kiện Thông Minh MBE” với mức giá ưu đãi đặc biệt. Bạn muốn áp dụng các giải pháp công nghệ Sự Kiện Thông Minh MBE để tối ưu chi phí, tiết kiệm nhân lực? Hãy liên hệ với Mắt Bão WS ngay để được tư vấn miễn phí 24/7/365 qua hotline: 028 7777 7999.