Ý thức được tầm quan trọng của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong việc điều phối các hoạt động xúc tiến thương mại và triển lãm, Mắt Bão WS cho ra mắt nền tảng công nghệ “Sự Kiện Thông Minh MBE”. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho các nhà tổ chức sự kiện, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý toàn diện, đồng thời cung cấp phương pháp đánh giá và phân tích hiệu quả một cách chính xác.

Sự kiện triển lãm, xúc tiến thương mại là gì? 

Triển lãm và xúc tiến thương mại là những hoạt động nhằm giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng, đối tác tiềm năng. Đây là một trong những phương thức marketing hiệu quả để mở rộng thị trường, tăng cường nhận diện thương hiệu và tạo cơ hội kinh doanh mới.

Triển lãm thương mại 

Định nghĩa: Là một sự kiện tập trung, nơi các doanh nghiệp trưng bày sản phẩm, dịch vụ của mình trong một không gian và thời gian nhất định để giới thiệu đến khách hàng, đối tác.

Mục tiêu:

  • Giới thiệu sản phẩm mới: Ra mắt sản phẩm mới, công nghệ mới đến thị trường.
  • Tìm kiếm khách hàng: Kết nối với các khách hàng tiềm năng, mở rộng mạng lưới kinh doanh.
  • Cạnh tranh: So sánh sản phẩm, dịch vụ của mình với đối thủ cạnh tranh.
  • Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Tăng cường nhận diện thương hiệu, tạo dựng uy tín trên thị trường.

Hình thức:

  • Triển lãm chuyên ngành: Tập trung vào một ngành nghề cụ thể (ví dụ: triển lãm ô tô, triển lãm công nghệ).
  • Triển lãm đa ngành: Kết hợp nhiều ngành nghề khác nhau.
  • Hội chợ thương mại: Kết hợp giữa hoạt động trưng bày sản phẩm và các hoạt động xúc tiến thương mại khác như hội thảo, hội nghị.

Xúc tiến thương mại

Định nghĩa: Là toàn bộ các hoạt động nhằm thúc đẩy việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Mục tiêu:

  • Tăng doanh số: Tăng cường doanh số bán hàng cho sản phẩm, dịch vụ.
  • Tăng cường nhận biết thương hiệu: Nâng cao nhận thức của khách hàng về thương hiệu.
  • Xây dựng lòng trung thành khách hàng: Tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Hình thức:

  • Quảng cáo: Qua các kênh truyền thông như TV, báo, mạng xã hội.
  • Khuyến mãi: Giảm giá, tặng quà, mua một tặng một.
  • Quan hệ công chúng: Xây dựng hình ảnh tích cực của doanh nghiệp.
  • Marketing trực tiếp: Gọi điện, gửi thư, email marketing.
  • Triển lãm thương mại: Như đã đề cập ở trên.

Sự kết hợp giữa triển lãm và xúc tiến thương mại

Triển lãm thương mại là một trong những hình thức xúc tiến thương mại hiệu quả nhất. Tại các sự kiện này, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều hoạt động xúc tiến thương mại khác như:

  • Tổ chức các buổi hội thảo, workshop: Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về sản phẩm, dịch vụ.
  • Tổ chức các hoạt động trải nghiệm: Cho khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm.
  • Tổ chức các cuộc thi, chương trình khuyến mãi: Thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Lợi ích của triển lãm và xúc tiến thương mại:

  • Mở rộng thị trường: Tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
  • Tăng doanh số: Tạo cơ hội bán hàng trực tiếp và ký kết hợp đồng.
  • Nâng cao hình ảnh thương hiệu: Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín.

Những khó khăn khi tổ chức sự kiện triển lãm, xúc tiến thương mại truyền thống 

Tổ chức sự kiện triển lãm và xúc tiến thương mại theo phương thức truyền thống luôn đối mặt với nhiều thách thức. Từ việc quản lý số lượng lớn khách mời, kiểm soát ra vào, đến việc thu thập và xử lý dữ liệu khách hàng, mọi khâu đều đòi hỏi nguồn lực lớn và dễ xảy ra sai sót. Hơn nữa, việc thiếu tính tương tác hiện đại và các công cụ hỗ trợ số hóa khiến cho việc tạo ấn tượng sâu sắc với khách hàng trở nên khó khăn. Những hạn chế này không chỉ làm tăng chi phí mà còn giảm hiệu quả của sự kiện trong việc kết nối và thúc đẩy giao thương.

Đối với Nhà Tổ Chức Sự Kiện

Quảng bá sự kiện:

  • Marketing và quảng bá: Chi phí cho các hoạt động quảng bá, truyền thông để thu hút khách tham quan cũng rất đáng kể.

Số lượng khách mời tham dự rất lớn:

  • Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu: Việc quản lý một lượng lớn dữ liệu đăng ký, bán vé trở nên phức tạp hơn.
  • Mất thời gian chờ đợi: Khách hàng phải xếp hàng chờ đợi lâu để hoàn tất thủ tục đăng ký, mua vé.
  • Vé giả: Xuất hiện nhiều vé giả, vé photo gây khó khăn trong việc kiểm soát.
  • Vé bị mất, hư hỏng: Khách hàng có thể làm mất vé hoặc vé bị hư hỏng, gây ra các tranh chấp.
  • Việc làm giả vé: Một số đối tượng có thể lợi dụng sơ hở để làm giả vé, gây thiệt hại cho Nhà tổ chức.

Đánh giá hiệu quả khó khăn:

  • Thiếu công cụ đo lường: Khó đo lường chính xác hiệu quả của sự kiện như số lượng khách hàng tiềm năng thu được, doanh số bán hàng tăng thêm.
  • Thời gian đánh giá dài: Việc đánh giá hiệu quả của một sự kiện thường mất nhiều thời gian.

Đối với Khách Mời tham gia sự kiện

Trải nghiệm:

  • Mất thời gian: Khách hàng phải dành quá nhiều thời gian cho các thủ tục đăng ký, mua vé, check-in.
  • Cảm giác không hài lòng: Khách hàng cảm thấy khó chịu, không thoải mái vì phải chờ đợi quá lâu.
  • Ảnh hưởng đến hình ảnh sự kiện: Một quá trình đăng ký, check-in rườm rà, chậm chạp sẽ gây ảnh hưởng đến hình ảnh của sự kiện. 

Giải pháp Sự kiện thông minh MBE cho đơn vị tổ chức triển lãm, xúc tiến thương mại

Để khắc phục những khó khăn trên, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý sự kiện, ứng dụng di động, website sự kiện… là điều cần thiết. Sự Kiện Thông Minh MBE có đầy đủ tính năng công nghệ tân tiến giúp tự động hóa nhiều quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách mời và giúp Ban tổ chức đánh giá hiệu quả sự kiện một cách chính xác hơn. Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ cung cấp các tính năng toàn diện cho ban tổ chức, bao gồm: 

Trước sự kiện

Quảng bá sự kiện miễn phí

Giải quyết vấn đề chi phí marketing, tối ưu các nguồn lực để quảng bá. Mắt Bão WS đã đem đến tính năng vượt trội “QUẢNG BÁ TẠO SỰ KIỆN MIỄN PHÍ” trên website sukienthongminh.com 

Bước 1: Đăng ký tài khoản

– Truy cập website sukienthongminh.com và tạo một tài khoản miễn phí.

– Điền đầy đủ thông tin cá nhân như tên, email, số điện thoại và tạo mật khẩu

Bước 2: Tạo trang sự kiện 

– Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến giao diện tạo trang sự kiện.

– Điền đầy đủ thông tin về sự kiện của bạn:

  • Tên sự kiện: Đặt tên ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn.
  • Mô tả sự kiện: Viết một đoạn mô tả chi tiết về sự kiện, bao gồm mục đích, nội dung, đối tượng tham gia.
  • Lựa chọn loại hình sự kiện
  • Thời gian, địa điểm: Xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc sự kiện, địa điểm diễn ra.
  • Link để khách mời đăng ký tham gia sự kiện của bạn
  • Hình ảnh: Chọn những hình ảnh chất lượng cao, liên quan đến sự kiện; Video: (Nếu có) Nhúng video giới thiệu sự kiện.

Chỉ với 2 bước đơn giản và nhanh chóng, chưa đến 5 phút và không cần tốt bất kỳ chi phí nào bạn vẫn có thể quảng bá rộng rãi sự kiện của mình đến tệp khách mời mục tiêu.

Hệ thống bán vé tự động

Giúp tự động hóa quá trình mua bán vé, thay thế hoàn toàn hoặc một phần công việc của nhân viên bán vé truyền thống (bán vé, in vé, quản lý vé) Khách tham dự có thể mua vé bất cứ đâu, giao dịch online tự động. 

Thiết kế thiệp mời điện tử

Là nền tảng thiết kế thiệp mời trực tuyến, đơn giản dễ sử dụng, ban tổ chức có thể chủ động thiết kế thiệp mời theo nhu cầu, mục đích của sự kiện. Thiệp mời sẽ bao gồm mã QR CODE để checkin, ảnh đại diện và các thông tin cần khác.

Gửi email thiệp mời tự động hàng loạt

Chỉ cần vài cú click chuột nhà tổ chức sự kiện có thể nhập file thông tin khách mời lên hệ thống và hệ thống sẽ tự động gửi thiệp mời theo danh sách.

Auto call A.I nhắc lịch hẹn trước sự kiện

Ban tổ chức sẽ nhập danh sách khách mời, số điện thoại, thời gian và nội dung cần nhắc vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động tạo ra các cuộc gọi đến từng số điện thoại trong danh sách, cuộc gọi sẽ được sắp xếp theo vị trí địa lý (xa gọi nhắc trước, gần gọi nhắc sau).

Trong sự kiện

Check-in bằng QR CODE hoặc FACE ID

QR CODE là một mã vạch hai chiều chứa thông tin đã được mã hóa, tương tự FACE ID nhận diện khuôn mặt. Quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro sai sót, giảm thiểu thời gian chờ đợi và hạn chế tình trạng xếp hàng. Hệ thống sẽ so sánh thông tin từ QR code hoặc Face ID với cơ sở dữ liệu đã lưu để xác minh danh tính.

Thiệp phân luồng khách mời tự động, thông minh

Mỗi khách mời sẽ được tạo một mã QR riêng biệt, chứa thông tin cá nhân như tên, đơn vị, vị trí ngồi (nếu có), luồng khách (VIP, khách thường), mã QR này sẽ được nhúng trực tiếp vào thiệp mời điện tử. Hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin từ mã QR và phân loại khách mời vào các nhóm đã định trước. Từ đó điều hướng, hướng dẫn khách mời đến luồng check-in phù hợp

Quản lý khách tham dự trực tuyến (lịch trình Real-time)

  • Giao diện Timeline được thể hiện thời gian thực (Đồng hồ đếm ngược đến sự kiện tiếp theo;
  • Thanh tiến độ hiển thị phần trăm thời gian đã trôi qua của mỗi hoạt động; Thông báo tự động khi bắt đầu một hoạt động mới)
  • Thông tin trên timeline được cập nhật liên tục, phản ánh chính xác thời gian thực của các hoạt động. Khách mời có thể truy cập vào timeline bất cứ lúc nào để xem lịch trình, các bài phát biểu, hoạt động đang diễn ra và những gì đã diễn ra trước đó.

Quay số trúng thưởng dựa trên danh sách check-in thực tế 

Thống kê các mã khách mời đã check-in và tạo danh sách quay số trúng thưởng dựa trên thông tin thực ấy. Nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tiến hành quay số trực tiếp Công bố kết quả quay số một cách công khai và minh bạch. Liên hệ với những người trúng thưởng để xác nhận thông tin và trao giải.

Sau sự kiện

Album hình lưu niệm AI 

  • Cá nhân hóa tìm kiếm hình ảnh bằng nhận diện khuôn mặt. Hình ảnh khuôn mặt được so sánh với cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được tạo trước đó từ hình ảnh trên thiệp mời.
  • Tạo album cá nhân: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một album hình ảnh riêng cho mỗi khách mời, chứa tất cả những hình ảnh mà họ xuất hiện.

Báo cáo chi tiết các chỉ số của sự kiện

Sự Kiện Thông Minh MBE triển lãm, XTTM dựa trên số liệu bán vé, check-in thực tế để phân tích dữ liệu về sự kiện, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết với nhiều chỉ số khác nhau, như: chỉ số tham dự, chỉ số tương tác, chỉ số hài lòng, chỉ số về ROI và một số chỉ số khác theo yêu cầu của nhà tổ chức. 

Gửi email tự động

Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tự động thống kê danh sách khách đã tham dự, sau đó hệ thống tự động gửi thư cảm ơn, voucher, thông tin sự kiện kế tiếp, vv theo thông tin mà Nhà tổ chức đã đưa từ trước. 

Lưu trữ thông tin 

Sau sự kiện ban tổ chức có thể vào nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE để truy cập trường thông tin khách mời, sự kiện hoặc tải các báo cáo về.

Lợi ích khi áp dụng giải pháp MBE vào quản lý sự kiện triển lãm, XTTM 

Việc áp dụng giải pháp MBE vào quản lý sự kiện triển lãm và xúc tiến thương mại mang lại nhiều lợi ích vượt trội. MBE tự động hóa các quy trình từ khâu đăng ký, check-in bằng mã QR đến quản lý dữ liệu khách hàng, giúp giảm tải công việc cho ban tổ chức và tăng cường tính chính xác. Ngoài ra, MBE còn cung cấp các công cụ tương tác hiện đại như hệ thống quay số trúng thưởng và gửi thiệp mời điện tử, tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp và ấn tượng cho khách hàng tham dự. Nhờ đó, hiệu quả kết nối và xúc tiến thương mại được nâng cao, đồng thời tối ưu hóa chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.

Tăng hiệu quả làm việc

  • Tự động hóa các quy trình: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp tự động hóa nhiều quy trình như đăng ký, phát hành vé, quản lý khách sạn, tạo báo cáo… Giảm thiểu lỗi sai sót do con người gây ra.
  • Tiết kiệm thời gian: Các công việc thủ công được rút gọn, giúp người tổ chức tập trung vào các công việc sáng tạo và quan trọng hơn.
  • Quản lý thông tin tập trung: Tất cả thông tin về sự kiện được lưu trữ và quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng truy cập và cập nhật.
  • Dễ chỉnh sửa thông tin trên thiệp mời hay cổng đăng ký: khi BTC chỉnh sửa thì thiệp mời sẽ được thay đổi và thông báo hàng loạt cho khách mời

Tối ưu hóa chi phí

  • Tiết kiệm nhân lực: Với giải pháp Sự kiện thông minh MBE giúp tự động hóa các quy trình lập đi lập lại, giảm thiểu nhân lực ở các vị trí như nhân viên kiểm soát, hỗ trợ, lễ tân
  • Quản lý ngân sách hiệu quả: Các phần mềm quản lý sự kiện giúp theo dõi chi phí một cách chi tiết, từ đó giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách tốt hơn.
  • Giảm thiểu lãng phí: Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu việc in ấn tài liệu, tiết kiệm chi phí.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

  • Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể cung cấp các dịch vụ phù hợp với từng khách hàng.
  • Tăng cường tương tác: Các nền tảng công nghệ cho phép khách hàng tương tác với ban tổ chức một cách dễ dàng hơn thông qua các tính năng chat, hỏi đáp trực tuyến.
  • Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện có thể được giải quyết nhanh chóng nhờ vào hệ thống hỗ trợ trực tuyến.

Đo lường hiệu quả 

  • Thu thập dữ liệu chi tiết: Các nền tảng công nghệ giúp thu thập dữ liệu về số lượng người tham gia, thời gian tham gia, phản hồi của khách hàng…
  • Đánh giá hiệu quả sự kiện: Dựa trên dữ liệu thu thập được, người tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho các sự kiện tiếp theo.

Với giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE ứng dụng trong quản lý sự kiện Triển lãm và xúc tiến thương mại, Mắt Bão WS rất tự hào khi được đồng hành cùng các nhà tổ chức và góp phần thành công cho các sự kiện từ quy mô nhỏ, vừa tới quy mô lớn và rất lớn. 

Đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “Sự Kiện Thông Minh MBE” với mức giá ưu đãi đặc biệt. Bạn muốn áp dụng các giải pháp công nghệ Sự Kiện Thông Minh MBE để tối ưu chi phí, tiết kiệm nhân lực? Hãy liên hệ với Mắt Bão WS ngay để được tư vấn miễn phí 24/7/365.