Giải pháp siêu tiện ích và chuyên nghiệp cho hội nghị, sự kiện và hội thảo thông quan việc nhận thông tin xuất đơn và xuất hóa đơn điện tử.
Ở bất kỳ sự kiện nào, từ hội nghị, hội thảo đến triển lãm, việc cung cấp hóa đơn cho khách tham dự và đối tác là một bước quan trọng. Tuy nhiên, xử lý hóa đơn một cách thủ công thường gặp phải nhiều phiền phức, từ việc thu thập thông tin không chính xác, gây sai sót đến việc trì hoãn trong xuất hóa đơn, khiến khách hàng không hài lòng.
Hiểu được vấn đề này, Sự Kiện Thông Minh MBE đã tích hợp tính năng Nhận Thông Tin Xuất Hóa Đơn và Xuất Hóa Đơn Điện Tử vào giải pháp quản lý sự kiện giúp ban tổ chức (BTC) tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện.
Những thách thức BTC gặp phải trong việc xử lý hóa đơn điện tử tại sự kiện, hội thảo
Trong các sự kiện chuyên nghiệp, việc xử lý hóa đơn là một khâu quan trọng nhưng lại thường xuyên gặp nhiều thách thức. Một số vấn đề phổ biến bao gồm:
Xảy ra sai sót trong việc thu thập thông tin: Khách tham dự thường không cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin xuất hóa đơn, như thiếu mã số thuế hoặc cng cấp sai địa chỉ email nhận hóa đơn. Điều này khiến ban tổ chức tốn nhiều thời gian để rà soát, sửa đổi và truy hỏi thông tin sau sự kiện, gây áp lực không hề nhỏ cho đội ngũ quản lý.
Gặp lỗi trong quy trình thủ công: Nhiều BTC vẫn áp dụng cách ghi chép thong tin bằng tay hoặc thu thập qua biểu mẫu bằng giấy, sau đó nhập liệu vào hệ thống. Với khối lượng lớn thông tin từ hàng chục đến hàng trăm khách tham dự, phương pháp này không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót khi nhập liệu, như sai giá trị đơn hàng hoặc địa chỉ email.
Tạo nên trải nghiệm bất tiện xuyên suốt sự kiện: Một quy trình xuất hóa đơn phức tạp, yêu cầu khách tham dự phải xác nhận lại thông tin nhiều lần hoặc chậm trễ trong việc cung cấp hóa đơn có thể khiến họ cảm thấy phiền toái. Đặc biệt, các đối tác doanh nghiệp thường yêu cầu hóa đơn để nhanh chóng đối soát chi phí. Khi BTC không đáp ứng kịp thời, điều này dễ ảnh hưởng đến uy tín và sự hài lòng của khách hàng.
Tính năng tích hợp xuất hóa đơn điện tử của MBE
Để giải quyết những khó khăn trên, Sự Kiện Thông Minh MBE đã phát triển các tính năng mở rộng Nhận thông tin và Xuất hóa đơn điện tử, được tích hợp ngay trong quy trình tổ chức sự kiện. Tính năng này mang lại sự trọn vẹn về mặt tiện ích với các điểm nổi bật vượt trội.
Quản lý thông tin trong hóa đơn điện tử
Hệ thống của MBE cho phép thu thập thông tin xuất hóa đơn của khách hàng ngay từ khâu đăng ký tham dự (trực tuyến hoặc trực tiếp). Các thông tin này bao gồm:
-
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Thông tin liên hệ (email, số điện thoại)
- Thông tin thanh toán (nếu có)
Tất cả dữ liệu được lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp ban tổ chức dễ dàng truy cập, quản lý và tránh tình trạng thông tin bị phân tán.
Xử lý hóa đơn điện tử nhanh chóng, tự động và chính xác
Dữ liệu khách hàng sau khi thu thập sẽ được đồng bộ hóa trên hệ thống, tạo thành các bản ghi hóa đơn điện tử chờ xử lý.
Hệ thống hiển thị trạng thái của từng hóa đơn một cách rõ ràng (“Chờ xử lý”, “Đang xử lý”, “Đã xuất hóa đơn”, “Đã hủy”), giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi và quản lý.
Khi hóa đơn đã sẵn sàng, ban tổ chức chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản để xác nhận, hệ thống sẽ tự động:
-
- Tạo hóa đơn điện tử theo đúng mẫu quy định.
- Gửi hóa đơn đến địa chỉ email của khách hàng.
- Cập nhật trạng thái hóa đơn.
Quy trình tự động này giúp loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Theo dõi một cách trực quan, báo cáo chi tiết và linh hoạt
Giao diện bảng điều khiển (dashboard) của hệ thống hiển thị trực quan tình trạng xử lý hóa đơn của toàn bộ sự kiện:
-
- Tổng số hóa đơn
- Số hóa đơn đã xuất
- Số hóa đơn đang chờ xử lý
- Số hóa đơn đã hủy
Ban tổ chức có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, nắm bắt tình hình và đưa ra các quyết định xử lý kịp thời.
Hệ thống cũng cung cấp tính năng xuất báo cáo chi tiết về hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau (thời gian, trạng thái, khách hàng…), giúp ban tổ chức có cái nhìn tổng quan và đưa ra các phân tích, đánh giá hiệu quả.
Bảo mật và an toàn thông tin
Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được bảo mật tuyệt đối trên hệ thống của MBE, tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh mạng nghiêm ngặt. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và thao tác trên hệ thống, đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin.
Tất cả thông tin hóa đơn đều được kiểm tra tự động trên hệ thống, giúp giảm thiểu tuyệt đối sai sót khi so sánh với quy trình thủ công thông thường. Hệ thống xuất hóa đơn điện tử của Sự Kiện Thông Minh MBE có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý sự kiện, CRM, kế toán… khác, tạo thành một quy trình làm việc liên mạch và hiệu quả.
Ưu điểm khi tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử tại sự kiện, hội thảo
Việc tích hợp hệ thống xuất hóa đơn điện tử của MBE mang lại lợi ích thiết thực cho cả ban tổ chức và khách tham dự. Trước hết, hệ thống giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành. Quy trình nhập liệu thủ công được loại bỏ hoàn toàn, thay vào đó là cơ chế tự động, xử lý nhanh chóng và giảm thiểu chi phí nhân sự.
Thứ hai, hệ thống đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Dữ liệu được kiểm tra và đồng bộ tự động, giúp giảm thiểu sai sót. Hóa đơn được tạo và gửi đi nhanh chóng, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
Tại sao nên tin chọn Sự Kiện Thông Minh MBE
Công nghệ hiện đại, tiên phong và linh hoạt
MBE không ngừng đầu tư và ứng dụng những công nghệ tiên tiến nhất vào hệ thống quản lý sự kiện. Nền tảng của chúng tôi được xây dựng trên kiến trúc hiện đại, có khả năng tùy biến cao, dễ dàng mở rộng và tích hợp với nhiều hệ thống khác như CRM, phần mềm kế toán, hay các công cụ quản lý khách hàng, mang lại sự linh hoạt tối đa cho mọi loại hình và quy mô sự kiện.
Sự chuyên nghiệp trong từng tính năng dịch vụ
Mặc dù mới ra mắt trong vài năm gần đây, MBE đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực công nghệ sự kiện tại Việt Nam. Chúng tôi đã có cơ hội hợp tác và triển khai giải pháp cho hàng trăm sự kiện với quy mô và tính chất đa dạng, từ các hội nghị trực tuyến, hội thảo chuyên đề đến các buổi triển lãm và sự kiện tương tác. Qua đó, MBE không ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và thấu hiểu sâu sắc những nhu cầu, thách thức riêng biệt của từng loại hình sự kiện.
Dịch vụ hỗ trợ tận tâm và kịp thời
MBE tự hào sở hữu đội ngũ chuyên gia hỗ trợ khách hàng không chỉ giỏi về chuyên môn mà còn tận tâm và nhiệt tình. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, tư vấn và đồng hành cùng bạn 24/7, từ giai đoạn lên kế hoạch, triển khai cho đến khi sự kiện kết thúc, đảm bảo mọi vấn đề phát sinh đều được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, Sự Kiện Thông Minh MBE không ngừng nỗ lực để mang đến những giải pháp công nghệ tiên tiến, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi tin rằng, với sự hợp tác của bạn, Sự Kiện Thông Minh MBE sẽ tiếp tục góp phần tạo nên những sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả và thành công vượt trội trong tương lai.
Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE:
Website: https://www.sukienthongminh.com
Hotline: 028 7777 7999
Email: sales@matbao.ws
Cập nhật báo giá cho các giải pháp sự kiện thông minh NHANH NHẤT tại đây: BÁO GIÁ NHANH
Chúng tôi luôn sẵn sàng Trả lời mọi thắc mắc của bạn.
Sự Kiện Thông Minh MBE là nền tảng hỗ trợ quản lý “hành trình sự kiện”, áp dụng công nghệ AI vào các chức năng phần mềm để lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo, giúp tiết kiệm nguồn lực cho tất cả đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều loại sự kiện khác nhau, bao gồm hội thảo, triển lãm, lễ kỷ niệm, lễ cưới, hội nghị, sự kiện trực tuyến và nhiều hơn nữa.
Có, Nền tảng giải pháp MBE của Mắt Bão WS hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán trực tuyến, giúp việc thanh toán của khách tham dự trở nên dễ dàng và thuận tiện.
Nền tảng giải pháp MBE có giao diện website và app chuyên biệt cho phép Nhà tổ chức tạo danh sách khách mời và theo dõi trạng thái đăng ký của họ. Tính năng gửi lời mời tự động qua email, theo dõi phản hồi và quản lý thông tin liên lạc từ một giao diện duy nhất.
Có, Sự Kiện Thông Minh MBE cung cấp các báo cáo chi tiết về số lượng khách tham dự, tỷ lệ phản hồi, doanh thu từ vé bán và nhiều thông tin khác. Điều này giúp Nhà tổ chức sự kiện đánh giá hiệu quả của sự kiện và có định hướng phù hợp cho các sự kiện sau.
Có, nền tảng giải pháp MBE có giao diện website và app chuyên biệt hỗ trợ cả Tiếng Việt lẫn Tiếng Anh, giúp bạn dễ dàng tổ chức sự kiện quốc tế và tiếp cận với khách hàng toàn cầu.
Mắt Bão WS cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:
- Email: sales@matbao.ws
- Hotline: (028) 7777 7999 (phím 3) hoặc chat trực tuyến qua website để được hỗ trợ kịp thời.
Mắt Bão WS cung cấp nhiều gói giải pháp với mức giá khác nhau, phù hợp với quy mô sự kiện, nhu cầu và ngân sách của bạn. Vui lòng để lại thông tin để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ ngay.
Mắt Bão WS áp dụng các biện pháp bảo mật cao cấp để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm mã hóa dữ liệu và bảo mật máy chủ. Đảm bảo rằng thông tin của bạn và khách mời luôn được bảo vệ an toàn.
Có, nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE của Mắt Bão WS có thể tích hợp với nhiều công cụ khác như: CRM, email marketing, mạng xã hội. Bên cạnh đó kết nối với các thiết bị liên quan khác như: Máy quét Face ID, máy in vã vạch/ QR CODE. Giúp Nhà tổ chức quản lý sự kiện một cách toàn diện từ một giao diện duy nhất.
