Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý sự kiện hiệu quả? Tính năng nhắc lịch hẹn tự động có thể là câu trả lời cho nhu cầu của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách tính năng này có thể tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện và nâng cao tỷ lệ tham dự của khách mời.

Tổng quan về giải pháp nhắc lịch hẹn đa kênh

Các tính năng nhắc lịch hẹn tại MBE

Nhắc lịch hẹn qua email

Email là một trong những kênh giao tiếp phổ biến và hiệu quả nhất để nhắc nhở khách mời về các sự kiện quan trọng. Với tính năng nhắc lịch hẹn qua email, hệ thống không chỉ giúp tự động hóa quy trình gửi thông báo mà còn đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chuyên nghiệp và nhất quán.

Tự động hóa quy trình gửi email

Thay vì phải gửi từng email thủ công, hệ thống cho phép bạn thiết lập lịch gửi tự động theo các mốc thời gian cụ thể. Ví dụ:

• Trước sự kiện 7 ngày: Gửi email giới thiệu chi tiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm và chương trình dự kiến.
• Trước sự kiện 3 ngày: Nhắc nhở khách mời kiểm tra lại lịch trình và chuẩn bị tham dự.
• Trước sự kiện 1 ngày: Gửi email cuối cùng với các thông tin quan trọng như bản đồ địa điểm, hướng dẫn check-in hoặc QR code.

Việc tự động hóa này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng mọi khách mời đều nhận được thông báo đúng lúc, tránh tình trạng quên hoặc nhầm lẫn thời gian.

Tùy chỉnh nội dung chuyên nghiệp

Hệ thống nhắc lịch hẹn qua email của Sự Kiện Thông Minh MBE cho phép gửi thông báo tự động đến toàn bộ danh sách khách mời đã đăng ký. Nội dung email có thể được thiết kế để cung cấp thông tin cơ bản như:

• Thời gian và địa điểm sự kiện
• Hướng dẫn check-in hoặc QR code (nếu có)
• Các thông tin quan trọng khác liên quan đến sự kiện

Ngoài ra, giao diện email được tối ưu hóa để hiển thị tốt trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, tablet), đảm bảo khách mời dễ dàng tiếp cận thông tin.

Theo dõi và phân tích hiệu quả

Không chỉ dừng lại ở việc gửi email, hệ thống còn cung cấp các công cụ phân tích chi tiết về hiệu quả chiến dịch. Bạn có thể biết được có bao nhiêu người đã mở email, click vào các đường link trong email, hoặc thực hiện các hành động khác. Từ đó, ban tổ chức có thể điều chỉnh chiến lược gửi email cho phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Nhắc lịch hẹn qua Zalo OA

Zalo OA (Official Account) là một nền tảng chính thức của Zalo, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp và tổ chức để tương tác với khách hàng. Với tính năng nhắc lịch hẹn qua Zalo OA, Sự Kiện Thông Minh MBE mang đến một giải pháp công nghệ hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp trong việc thông báo và nhắc nhở khách mời.

Tương tác nhanh chóng và hiệu quả

Zalo OA cho phép gửi tin nhắn trực tiếp đến khách mời đã đăng ký, đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác. Một số ưu điểm nổi bật:

• Tin nhắn Zalo thường nhận về tỷ lệ đọc cao lên đến 90%, cao hơn nhiều so với giải pháp gửi email thông thường.
• Khách mời có thể trả lời trực tiếp tin nhắn để xác nhận tham dự hoặc đặt câu hỏi về sự kiện, hội nghị, hay triển lãm.
• Đối với tin nhắn được gửi ngay lập tức, giúp khách mời không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Tích hợp nội dung đa dạng

Zalo OA hỗ trợ nhiều định dạng nội dung, giúp thông tin được truyền tải một cách trực quan và dễ hiểu:

• Thông báo chi tiết về thời gian, địa điểm và chương trình sự kiện.
• Gửi kèm bản đồ địa điểm hoặc hình ảnh minh họa.
• Cung cấp mã QR để khách mời check-in nhanh tại sự kiện.
• Tạo các nút bấm như “Xác nhận tham dự” hoặc “Xem thêm thông tin”.

Nhắc lịch hẹn qua cuộc gọi tự động (Auto call)

Cuộc gọi tự động là một kênh nhắc nhở hiệu quả, đặc biệt phù hợp với những khách mời cần sự chú ý cao hoặc những sự kiện quan trọng. Tính năng này sử dụng giọng nói tự động để truyền tải thông tin đến khách mời, đảm bảo họ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.

Tự động hóa cuộc gọi

Hệ thống cho phép thiết lập các cuộc gọi tự động đến khách mời vào các mốc thời gian cụ thể. Nội dung cuộc gọi có thể bao gồm:

• Thông báo thời gian và địa điểm sự kiện.
• Hướng dẫn check-in hoặc các lưu ý quan trọng.
• Lời nhắc xác nhận tham dự.

Hệ thống sử dụng công nghệ giọng nói tự nhiên, giúp cuộc gọi trở nên thân thiện và dễ hiểu hơn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh nội dung cuộc gọi để phù hợp với từng nhóm khách mời.

Ưu điểm của cuộc gọi tự động

Cuộc gọi trực tiếp giúp khách mời chú ý hơn so với email hoặc tin nhắn, đồng thời tăng tỷ lệ tham dự sự kiện.

Đặc biệt hiệu quả với những khách mời không thường xuyên kiểm tra email hay zalo, phân lớn thì sẽ phù hợp với mọi đối tượng. Không cần thực hiện cuộc gọi thủ công vì mọi thứ đều được tự động hóa.

Lợi ích khi sử dụng tính năng nhắc lịch hẹn đa kênh

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Hệ thống nhắc lịch hẹn đa kênh tự động hóa toàn bộ quy trình nhắc nhở, từ việc gửi email, tin nhắn Zalo OA đến thực hiện cuộc gọi tự động Auto call. Điều này giúp ban tổ chức:

• Không cần phải gửi từng email hay gọi điện cho từng khách mời, hệ thống sẽ tự động thực hiện theo lịch trình đã thiết lập.
• Thay vì dành thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, đội ngũ tổ chức có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như chuẩn bị nội dung sự kiện, quản lý khách mời tại chỗ hoặc xử lý các vấn đề phát sinh.
• Một sự kiện với 500-1000 khách mời có thể mất hàng giờ để nhắc nhở thủ công, nhưng với hệ thống tự động, toàn bộ quy trình chỉ mất vài phút để thiết lập.

Ví dụ thực tế:
Một sự kiện hội thảo lớn với 800 khách mời. Nếu phải gọi điện nhắc nhở từng người, đội ngũ tổ chức cần ít nhất 2-3 nhân viên làm việc liên tục trong 2 ngày. Với hệ thống tự động, toàn bộ quy trình được hoàn thành trong vòng 30 phút, từ gửi email, tin nhắn Zalo đến thực hiện cuộc gọi.

Tăng tỷ lệ tham dự

Một trong những thách thức lớn nhất của ban tổ chức sự kiện là đảm bảo khách mời tham dự đúng giờ và đầy đủ. Hệ thống nhắc lịch hẹn đa kênh giúp giải quyết vấn đề này bằng cách:

• Nhắc nhở đúng thời điểm: Gửi thông báo qua nhiều kênh vào các mốc thời gian quan trọng (7 ngày, 3 ngày, 1 ngày trước sự kiện), đảm bảo khách mời không quên lịch trình.
• Tiếp cận đa dạng đối tượng: Một số khách mời có thể không thường xuyên kiểm tra email nhưng lại sử dụng Zalo hàng ngày. Việc kết hợp nhiều kênh giúp tăng khả năng tiếp cận và nhắc nhở hiệu quả.
• Tạo cảm giác được quan tâm: Những lời nhắc nhở cá nhân hóa qua email hoặc tin nhắn Zalo giúp khách mời cảm thấy được chăm sóc, từ đó tăng động lực tham dự.

Chuyên nghiệp hóa quy trình

Hệ thống nhắc lịch hẹn không chỉ giúp truyền tải thông tin mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của ban tổ chức:

• Mọi thông báo được gửi đi đều được thiết kế đồng nhất về nội dung và hình thức, tránh sai sót hoặc nhầm lẫn. Bên cạnh, việc sử dụng các kênh như Zalo OA với QR code check-in, nút bấm xác nhận tham dự hoặc email chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách mời.
• Một quy trình tổ chức bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp hoặc tổ chức sự kiện.

Dễ dàng theo dõi và đánh giá

Hệ thống nhắc lịch hẹn không chỉ dừng lại ở việc gửi thông báo mà còn cung cấp các công cụ phân tích hiệu quả, giúp ban tổ chức:

• Biết được bao nhiêu khách mời đã mở email nhắc nhở, từ đó đánh giá mức độ quan tâm. Xác định số lượng khách mời đã click vào các đường link trong email hoặc phản hồi tin nhắn Zalo.
• Dựa trên dữ liệu thu thập được, ban tổ chức có thể thay đổi nội dung hoặc thời gian gửi thông báo để đạt hiệu quả tốt hơn.

Tính năng nhắc lịch hẹn tự động của Sự Kiện Thông Minh MBE là giải pháp toàn diện cho việc quản lý sự kiện hiện đại. Với sự kết hợp của ba kênh thông báo chính (email, Zalo OA và cuộc gọi tự động), hệ thống không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tỷ lệ tham dự và chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức.

Ngoài ra, để sự kiện của bạn trở nên hoàn hảo hơn, MBE còn cung cấp dịch vụ THIẾT KẾ THIỆP MỜI chuyên nghiệp. Một tấm thiệp mời ấn tượng không chỉ giúp truyền tải thông tin sự kiện mà còn tạo dấu ấn sâu sắc với khách mời, góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu của bạn.

Hãy liên hệ ngay với Sự Kiện Thông Minh MBE để được tư vấn chi tiết về hệ thống nhắc lịch hẹn tự động và dịch vụ thiết kế thiệp mời phù hợp với nhu cầu của bạn!

Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE: 

Website: https://www.sukienthongminh.com 

Hotline: 028 7777 7999 

Email: sales@matbao.ws 

Cập nhật báo giá cho các giải pháp sự kiện thông minh NHANH NHẤT tại đây: BÁO GIÁ NHANH

Đăng ký ngay  

Chúng tôi luôn sẵn sàng Trả lời mọi thắc mắc của bạn.

Giải pháp Sự Kiện Thông Minh - MBE là gì?

Sự Kiện Thông Minh MBE là nền tảng hỗ trợ quản lý “hành trình sự kiện”, áp dụng công nghệ AI vào các chức năng phần mềm để lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo, giúp tiết kiệm nguồn lực cho tất cả đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Giải pháp MBE phù hợp với loại sự kiện nào?

Giải pháp Sự Kiện Thông Minh MBE được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều loại sự kiện khác nhau, bao gồm hội thảo, triển lãm, lễ kỷ niệm, lễ cưới, hội nghị, sự kiện trực tuyến và nhiều hơn nữa.

Nền tảng giải pháp MBE có hỗ trợ thanh toán trực tuyến không?

Có, Nền tảng giải pháp MBE của Mắt Bão WS hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán trực tuyến, giúp việc thanh toán của khách tham dự trở nên dễ dàng và thuận tiện.

Làm thế nào để quản lý danh sách khách mời và đăng ký tham dự?

Nền tảng giải pháp MBE có giao diện website và app chuyên biệt cho phép Nhà tổ chức tạo danh sách khách mời và theo dõi trạng thái đăng ký của họ. Tính năng gửi lời mời tự động qua email, theo dõi phản hồi và quản lý thông tin liên lạc từ một giao diện duy nhất.

Sự Kiện Thông Minh MBE có cung cấp báo cáo và phân tích sự kiện không?

Có, Sự Kiện Thông Minh MBE cung cấp các báo cáo chi tiết về số lượng khách tham dự, tỷ lệ phản hồi, doanh thu từ vé bán và nhiều thông tin khác. Điều này giúp Nhà tổ chức sự kiện đánh giá hiệu quả của sự kiện và có định hướng phù hợp cho các sự kiện sau.

Nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE có hỗ trợ đa ngôn ngữ không?

Có, nền tảng giải pháp MBE có giao diện website và app chuyên biệt hỗ trợ cả Tiếng Việt lẫn Tiếng Anh, giúp bạn dễ dàng tổ chức sự kiện quốc tế và tiếp cận với khách hàng toàn cầu.

Làm thế nào để nhận được hỗ trợ kỹ thuật?

Mắt Bão WS cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:

• Email: sales@matbao.ws
• Hotline: (028) 7777 7999 (phím 3) hoặc chat trực tuyến qua website để được hỗ trợ kịp thời.

Chi phí dịch vụ Sự Kiện Thông Minh MBE là bao nhiêu?

Mắt Bão WS cung cấp nhiều gói giải pháp với mức giá khác nhau, phù hợp với quy mô sự kiện, nhu cầu và ngân sách của bạn. Vui lòng để lại thông tin để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ ngay.

Nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE có an toàn không?

Mắt Bão WS áp dụng các biện pháp bảo mật cao cấp để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm mã hóa dữ liệu và bảo mật máy chủ. Đảm bảo rằng thông tin của bạn và khách mời luôn được bảo vệ an toàn.

Sự Kiện Thông Minh MBE có thể tích hợp với các công cụ và thiết bị liên quan khác không?

Có, nền tảng Sự Kiện Thông Minh MBE của Mắt Bão WS có thể tích hợp với nhiều công cụ khác như: CRM, email marketing, mạng xã hội. Bên cạnh đó kết nối với các thiết bị liên quan khác như: Máy quét Face ID, máy in vã vạch/ QR CODE. Giúp Nhà tổ chức quản lý sự kiện một cách toàn diện từ một giao diện duy nhất.